La flexibilidad en el lugar de trabajo adquiere un nuevo significado

Ha habido una aceleración significativa de la tendencia de hace una década hacia una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo. Históricamente, esta tendencia se ha centrado predominantemente en torno a la flexibilidad dentro del lugar de trabajo físico al proporcionar una mayor variedad de tipos de espacio que los empleados pueden aprovechar para hacer el trabajo. En la era COVID-19, el liderazgo corporativo y la fuerza de trabajo en general están ahora en consonancia con que la flexibilidad en la que trabajar de forma remota también debe ser una opción.

A medida que las empresas planean una mayor movilidad de la fuerza de trabajo, la forma en que el lugar de trabajo satisface esa movilidad sin dejar de ser eficiente y eficaz se convierte en un cálculo importante. Esto podría ser un cálculo relativamente simple para los empleados que se convertirán en trabajo remoto a tiempo completo. Si los empleados pueden elegir una forma más híbrida de trabajar, el diseño de la oficina, los servicios proporcionados y la tecnología de apoyo deben ser cuidadosamente considerados. A medida que aumenta la flexibilidad de los trabajadores, también debe la flexibilidad de la oficina que los apoya. Las investigaciones indican que a medida que más trabajadores adoptan una forma híbrida de trabajar, una forma común de aumentar la utilización y la eficiencia del espacio es utilizar un modelo de espacio compartido.

El debate de oficina abierto frente a cerrado

La mayoría de los encuestados indicaron que antes de COVID-19 el futuro del diseño del lugar de trabajo contaría con menos espacio personal cerrado y más espacio abierto. Antes de COVID-19, el 60% de los encuestados decía que sus empresas avanzaban hacia áreas con menos del 20% de espacio cerrado. Hoy en día, este sentimiento ha disminuido ligeramente debido a la incertidumbre sobre el diseño adecuado para abordar las preocupaciones de seguridad de una fuerza de trabajo que regresa. Bajo un modelo de oficina compartida, el espacio cerrado se convierte en un factor importante para satisfacer la tranquilidad y la privacidad que los trabajadores necesitan en ciertos momentos. Las oficinas que admiten formas híbridas de trabajar hoy en día tienden a tener una mayor proporción de espacios privados cerrados que se pueden compartir entre los ocupantes, además de espacios de colaboración abiertos. A medida que evoluciona la respuesta a COVID-19, se esperan futuros refinamientos en el diseño, la ocupación y las políticas en el lugar de trabajo.

El debate asignado frente a la asignación

«Free Address» significa que los empleados no están asignados a un escritorio individual y en su lugar comparten una red de espacios (oficinas, estaciones de trabajo, espacio de colaboración, salas de enfoque y servicios). Sin la necesidad de asignar escritorios exclusivamente a los empleados, los ocupantes pueden tener menos escritorios que las personas y reequilibrar el lugar de trabajo para servir a una población más dinámica. Aunque muchas empresas hablaban de esta nueva tendencia en el lugar de trabajo antes de COVID-19, menos de la mitad estaba pensando en implementarla: el 57% de los encuestados indicó que la futura asignación de asientos seguiría siendo asignada en gran medida antes del brote de COVID frente a sólo el 18% desde que comenzó. Si bien es contraintuitivo en un entorno de trabajo futuro caracterizado por mayores preocupaciones de seguridad, el hallazgo sugiere que los ejecutivos del lugar de trabajo no ven un futuro en el que cada empleado obtenga su propio espacio de trabajo asignado. Ese sentimiento también parece coincidir con las necesidades de una fuerza de trabajo más móvil. Si bien hay una buena incertidumbre, el 58% de los encuestados indica que adoptará algún nivel de dirección libre en el futuro, con el aumento más pronunciado antes de y después de que el sentimiento COVID-19 ocurriera en la categoría de más del 75% del espacio total siendo “Free Address”.

Una medida de la eficacia en el lugar de trabajo

La eficacia en el lugar de trabajo se juzga con mayor frecuencia la utilización del espacio (49% de los encuestados), que se volverá aún más importante en un mundo de la fuerza de trabajo híbrida. Al igual que las tiendas minoristas que hacen con los compradores, la eficacia de la oficina podría medirse por el tráfico de empleados. Medición del efecto del lugar de trabajo sobre la participación de los empleados también es cada vez más importante. Sin embargo, algunas empresas no están midiendo la eficacia del lugar de trabajo en absoluto o no están seguras de cómo medirlo. En un mundo donde el papel de la oficina está cambiando y las métricas tradicionales no son tan significativas, encontrar formas innovadoras de medir la eficacia del espacio se convertirá en una pieza crítica para garantizar el valor del espacio de oficina. En la Encuesta de Ocupantes EMEA 2020 de CBRE, el 44% de los encuestados dijo que en tres años esperan que la base de la adquisición de espacio y la contabilidad cambie del área y el número de empleados al nivel de servicio y la calidad de la experiencia del usuario. Esto refuerza la necesidad de un método de medición eficaz apoyado por la tecnología.

Lo que vendrá

En el entorno posterior al cierre, los trabajadores habilitados por la tecnología y con la experiencia por su trabajo fuera de la oficina tendrán mayores expectativas para la oficina a la que regresan. La flexibilidad para gestionar las rutinas de trabajo entre una red de lugares (incluido el hogar) llevará a los empleados a discernir dónde trabajan y por qué. Trabajar fuera de la oficina ha demostrado ser exitoso, pero ha disminuido la interacción social, las redes, la tutoría y la colaboración, y a veces ha tensado el equilibrio entre trabajo y vida, todos los elementos críticos del crecimiento profesional y la productividad de la organización.

La función de la oficina pasará de los procesos de trabajo tradicionales y la supervisión a necesidades más colaborativas, educativas y sociales de una creciente fuerza de trabajo híbrida. Esto no es muy diferente de la evolución de la oficina antes de COVID-19, donde el lugar de trabajo fue visto como un facilitador principal de la colaboración, la innovación y la productividad. Ahora es más importante que nunca que las empresas tomen este viaje, ya que la fuerza de trabajo está en un camino acelerado de cambio. El papel de los ejecutivos de bienes raíces corporativos se elevará para satisfacer estas nuevas demandas de mano de obra y navegar por un entorno de trabajo más complejo.