Durante la última década, muchas organizaciones trabajaron para cultivar un entorno de oficina abierto y dinámico, un lugar para inspirar la colaboración con pocos muros que separan a las personas tanto física como intelectualmente. La idea era que, a través de este espacio de trabajo más democrático y sin barreras, un compromiso adicional con los colegas llevaría a un repunte de ideas y soluciones valiosas para los problemas de los clientes. Sin embargo, la pandemia COVID-19 ha cambiado la forma en que pensamos sobre el lugar de trabajo. Los empleadores y los propietarios deben cambiar sus prioridades de los espacios de oficina densos y hacia la salud de la comunidad y la seguridad de los empleados.

Al aumentar la confianza y la comunicación de los empleados, además de utilizar soluciones tecnológicas para contrarrestar los problemas actuales a los que se enfrentan las empresas, podemos crear mejores espacios para que las personas hagan su mejor trabajo.

Uno de los componentes clave de la elaboración de una estrategia sólida de retorno a la oficina es la confianza de los empleados. Sin la confianza adecuada, tanto en el liderazgo de la empresa como en la seguridad en el lugar de trabajo, algunos empleados pueden no estar dispuestos a volver al trabajo, lo que resulta en cambios en las políticas en torno al trabajo desde el hogar, así como una posible reducción en la ocupación general del edificio de oficinas. Un factor importante para lograr este nivel de confianza proviene de la comunicación efectiva entre los líderes del lugar de trabajo y sus equipos. El liderazgo debe proporcionar soluciones de comunicación digital a los empleados y a los inquilinos del edificio, y la creación de confianza requiere que estas tecnologías se implementen de manera rápida y eficiente: los correos electrónicos y los letreros pegados a las puertas no son la respuesta.

Como muchos de nosotros trabajamos desde casa en medio de la pandemia, confiamos en la tecnología no sólo para hacer nuestro trabajo, sino también para conectar con sus seres queridos y mantener cierta sensación de normalidad. Cuando recurrir a un colega para obtener una respuesta ya no es fácil o conveniente, los líderes del lugar de trabajo deben tener claro dónde los empleados pueden encontrar la información que necesitan sobre nuevas políticas, expectativas y mejores prácticas. La tecnología orientada a los empleados, como las aplicaciones móviles, es un recurso importante para alentar la asignación de espacio para tener en cuenta los problemas de salud que rodean a COVID-19, incluido el suministro de datos de ocupación para ayudar a los propietarios de edificios y a los empleadores a apoyar el distanciamiento social. Sin embargo, para mitigar la falta de confianza de los empleados, cualquier solución tecnológica necesita ofrecer a las personas la capacidad de hablar con sus necesidades y ofrecer retroalimentación al liderazgo.

Soluciones que puede implementar ahora: 

Estado del lugar de trabajo en tiempo real 

Una solución es ofrecer a las personas orientación en tiempo real sobre el estado de su lugar de trabajo. Esta guía, entregada a través de una aplicación para teléfonos inteligentes, proporciona el estado de los edificios de la empresa para mantener informados a los empleados y a los inquilinos sobre si deben venir a trabajar o quedarse en casa. Las personas también deben ser capaces de auto informar sus intenciones de ir a la oficina para informar los límites de ocupación del edificio en la aplicación y mantener a los colegas conscientes de dónde están trabajando durante el día.

Planificación automatizada de viajes 

Imagínese preguntándose si debe trabajar desde casa o hacer su camino a la oficina. Concebimos una solución móvil que transmitirá a los trabajadores de la información adecuados. Por ejemplo, si la primera reunión no es hasta las 11:30 a.m. La aplicación puede sugerir que venga a la oficina más tarde para evitar las horas pico y reducir la cantidad de personas en el espacio. Si no tiene reuniones programadas, la aplicación puede sugerirle que evite la oficina por completo y trabaje desde casa. Su horario diario se extrae directamente de su calendario de Outlook, asegurando la orientación personalizada de sus necesidades.

Configuración del espacio de trabajo inteligente 

La capacidad de tomar una decisión informada sobre su espacio individual es clave para infundir confianza al regresar a una oficina. Por ejemplo, antes de llegar a su oficina, la aplicación le ayuda a encontrar y reservar un escritorio para garantizar el distanciamiento social y el saneamiento del espacio de trabajo. También le da la información que necesita para realizar un seguimiento de cuántas personas están en la oficina. Los líderes de la oficina también lo utilizan para ver áreas de tráfico pesado para ayudar a informar los procedimientos de limpieza y ajustar los niveles de actividad para fomentar un entorno más seguro.

Notificación de estado regular 

A lo largo del día, recibirá notificaciones push para transmitir noticias sobre las políticas de saneamiento de su oficina, junto con un aviso sobre un próximo evento virtual sobre técnicas de reducción de estrés. La información que ha recibido le ha permitido prepararse para su día sin dejar de estar al tanto de las medidas de seguridad actualizadas adoptadas por su empleador o propietario del edificio.

Sugerencias de programación personalizadas

Tener una solución móvil que se alinee con su horario y lo mantenga informado en su lugar de trabajo ha reducido su ansiedad y le ha dado nuevas herramientas para ayudarle a hacer un gran trabajo. La oficina está llegando un poco ocupado, así que decides salir por la tarde para terminar tu trabajo en casa. Este nivel de flexibilidad hace que sea más fácil hacer su trabajo mientras reduce la cantidad de personas en el espacio.

Si bien hay incertidumbre en volver al trabajo debido a la pandemia COVID-19, tenemos la capacidad de hacer que ese retorno no solo sea alcanzable, sino también crear un nuevo entorno de trabajo que sea superior a lo que experimentamos antes de la pandemia, que no depende tanto de espacios de trabajo abiertos y de cerca. Esto es una prueba más de la necesidad de crear un lugar de trabajo que reconozca la necesidad de espacio, haga hincapié en la hospitalidad y utilice la tecnología para facilitar un lugar intuitivo y empoderado para que los trabajadores permanezcan comprometidos y hagan el trabajo que importa.