Las operaciones del área de Recursos Humanos (RH) están evolucionando a pasos agigantados. La gestión de los empleados es abismalmente distinta a como se hacía en décadas pasadas, con métodos manuales y tradicionales.

Hoy en día, las compañías necesitan utilizar tecnología que les ayude a optimizar sus procesos diarios dentro del área de RH. Actualmente, existe un ingrediente clave para que las empresas lo logren dentro de su sector de talento humano: la automatización.

De acuerdo con HolmesHR, la automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés) es el uso de plataformas tecnológicas para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio de forma autónoma y sin injerencia humana. Esto permite a los empleados liberarse de tareas que suelen ser mecánicas y les quitan demasiado tiempo que podrían dedicar en tareas de carácter creativo.

¿Qué beneficios tiene la automatización en la actualidad?

Datos de HolmesHR indican que la tecnología, mediante automatización de procesos y al liberar a los empleados de las tareas rutinarias, puede incrementar hasta 53% la productividad de los equipos.

Además, la automatización puede reducir el tiempo de procesos como las entradas y salidas, registros de trabajo remoto, además de la revisión de incidencias, como retardos o faltas y la gestión del panel de reportes automáticos

Esto, de acuerdo con HolmesHR, genera ahorros de hasta 60% en tiempo operacional, lo que se traduce en 64% más agilidad en los procesos y 33% menos en materia de costos operativos para las compañías. Al ser más ágiles, transparentes y asertivas, las compañías mejoran la eficiencia del negocio en un 25% en promedio, de acuerdo con datos recopilados por la compañía.

La tecnología además genera en los empleados la sensación de que las empresas valoran sus labores, ya que les brindan más y mejores herramientas para desempeñar sus tareas diarias, así como para simplificarlas. Al sentirse más valorado y feliz, un empleado se vuelve hasta 88% más productivo, de acuerdo con datos recopilados por HolmesHR.

¿Cómo lo consiguen?

La automatización en RH tiene una importante injerencia en diversos procesos. Primero, las empresas pueden automatizar el control de toda la información de horas trabajadas mediante los reportes descargables de su plataforma de gestión de personal.

Esos reportes ayudan a reducir de forma considerable el filtrado, análisis y exportación de los resultados, lo cual abona a una optimización de procesos que se traduce en mayor productividad desde el área de RH. Estos reportes son esenciales para establecer estrategias, conocer costos, optimizar el presupuesto y tomar decisiones estratégicas.

Otro beneficio de la automatización llega cuando se aplica esta tecnología a la realización de organigramas, centralizando la información en un expediente digital. La empresa, con esta plataforma, arroja los datos del colaborador en el expediente digital. Esos datos en el expediente, automáticamente genera el organigrama y se va actualizando cada vez que existe un cambio de posición o alguna otra modificación en la organización, como nuevas incorporaciones y salidas.

Además, es posible personalizar la visibilidad de la información, preconfigurando los campos que son privados y aquellos disponibles para el público. En paralelo, las compañías pueden crear un expediente digital de cada uno de los colaboradores, esto con el objetivo de volverlo más atractivo y visual y generar una sensación al empleado de que es valorado, y de que se conoce quién es y cuál es su rol en la organización.

Otros de los procesos que se pueden automatizar con plataformas como la que ofrece HolmesHR son los onboarding a los nuevos colaboradores, el envío de encuestas de satisfacción del empleado así como aquellas que dicta la NOM035, y desde luego la obtención de los resultados de estos cuestionarios.

Esta facilidad de saber quién es quién dentro de la organización permite a los líderes de los diversos equipos que conforman a la empresa tener una mayor visibilidad del personal con el que se cuenta y sus diversos roles, lo que ayuda a planificar el trabajo y mejorar la creación de estrategias.

Finalmente, es relevante destacar que la automatización evita el riesgo de cometer errores manuales y duplicar información, que a su vez implica una mayor cantidad de procesos y costos operativos.

La automatización es sumamente importante para optimizar los procesos de cualquier compañía, y su relevancia se incrementa en diversas áreas del negocio, entre las que RH sale a relucir como una de las más importantes cuando los negocios buscan mayores niveles de eficiencia, menor índice de rotación de personal, y beneficios que los vuelven cada día más competitivos.