Las cuatro estrategias a establecer para una óptima gestión de proyectos de construcción

La gerencia de proyectos o project management es considerado uno de los empleos del futuro. Los project managers son un perfil altamente demandado en la actualidad y se estima que, con el crecimiento económico global, la demanda llegará hasta 25 millones de profesionales para el 2030.

La gestión de proyectos en el sector de la construcción exige tener un amplio conocimiento del propio sector. Los gerentes de proyecto, además de conocer y aplicar procesos, sistemas y controles de Project Management, necesitan experiencia, conocimientos y prácticas locales de la industria, y en particular del tipo de proyecto, ya sea industrial, comercial, residencial, etc., lo que nos lleva a ser más estratégicos y flexibles para desempeñar nuestra labor con éxito.

Hoy en día, la gestión de proyectos de construcción se ha vuelto más tecnológica con el desarrollo de herramientas innovadoras, como software, o apps, que ayudan a simplificar y automatizar procesos.

Pero debemos tener en cuenta que, el contar con nuevas herramientas tecnológicas no es suficiente, si se carece de los conocimientos y estrategias de Project Management requeridos. Para una adecuada implementación se requiere una metodología apropiada.

Por ello, a continuación, comparto cuatro estrategias que pueden ayudar a los profesionales de la construcción a ser más efectivos en su labor y cumplir con éxito sus proyectos:

1- Contar con un Charter:

La elaboración del Charter nos permite formalizar el inicio de nuestro proyecto, documentando la necesidad del negocio, sus objetivos y riesgos. Así mismo, promueve las soluciones propositivas al compartir la visión con el equipo.
La práctica común de no formalizar el inicio dificulta el cumplimiento de expectativas además de que obstaculiza que el gerente del proyecto y su equipo adquieran la visión completa de los objetivos por cumplir.
El Charter identifica a los involucrados claves del proyecto, y documenta la conciliación de sus expectativas, lo cual facilita entender la misión por cumplir y alinea los esfuerzos del equipo, asegurando contar con objetivos viables.

2- Planificación continua:

Los gerentes de proyectos deben comenzar a planificar mucho antes de que comience la construcción, y continuar detectando desviaciones a tiempo y previendo acciones preventivas y correctivas hasta que finalice el proyecto.

Partiendo de los objetivos, entregables, y expectativas documentadas en el Charter, iniciamos la elaboración del Plan del Proyecto que incluye las estrategias y esquemas de cómo vamos a lograr los objetivos acordados, lo cual nos permite tener claridad y definición en el proceso.

Contar con procesos, sistemas y controles bien definidos y optimizados, ayuda mucho en la racionalización de operaciones, reduce posibles riesgos y mejora significativamente la productividad del equipo. Además, aprovecha mejor los recursos optimizando los costos, impactando de forma positiva en la calidad final del proyecto.

La elaboración de un Plan de Proyecto como herramienta que guía la ejecución y el control facilita la comunicación efectiva y establece los criterios para medir el desempeño del proyecto.

3- Sistemas de Información automatizados:

Actualmente es de mucha utilidad contar con una herramienta digital como PMWEB, top of its class, que contribuya a la planificación y control del proyecto en tiempo real, con un enfoque colaborativo.

Aprovechar el tiempo resulta muy apremiante, y normalmente un project management especializado en el sector de la construcción, tiene tiempo limitado para responder cientos de correos electrónicos al día, o usar el teléfono para llamar y abordar todas las preguntas sobre presupuestos y avances, sin descuidar sus actividades primordiales.

Por eso, la gestión de proyectos de construcción requiere del acceso en línea de información relevante en una plataforma en la nube, que junto con el uso de una apropiada metodología como el método ESCALA, se puedan generar tareas automatizadas que ahorrarán un tiempo considerable en el transcurso del proyecto. Esta automatización asegurará que las personas adecuadas tengan acceso en tiempo real a los informes correctos, completos y a tiempo, lo que nos permite concentrarnos en lo realmente importante.

4- Flujo de comunicación óptimo:

La comunicación es esencial para cada fase de cualquier proyecto. Por eso la importancia de establecer un flujo de comunicación con todos los involucrados en el proyecto y con todas las partes interesadas, incluyendo la cadena de proveeduría. Un óptimo flujo en la comunicación facilitará el proceso y reducirá la cantidad de correos electrónicos, o llamadas telefónicas cada vez que se requiere información. Durante la elaboración del Plan de Proyecto definimos, en equipo, las herramientas adecuadas para lograr una comunicación efectiva entre los involucrados, tanto internos como externos.

Hoy en día, la forma más simple de crear un flujo de comunicación es a través de una plataforma en la nube, un software, o una APP, que permita transmitir los cambios, o avances a todo el equipo tanto operativo como executivo, en tiempo real, con tareas automatizadas, y un sólo panel de control de fácil visualización, logrando un proceso casi paperless en la gestión de los proyectos.

Por último, es importante destacar que para que estas 4 estrategias funcionen de la mejor manera en cualquier proyecto de construcción, empresa, o compañía dedicada al sector inmobiliario, deberá considerar indispensable la labor de un equipo de Project Management.

Esto permitirá lograr el estándar requerido de la forma más rápida y con menor desgaste, permitiendo identificar desviaciones a tiempo, para tomar decisiones informadas, cuando aún es factible el ejercer las acciones correctivas y preventivas para volver al plan original y así cumplir y superar las expectativas planteadas.