El cambio en la forma de trabajar en muchas empresas ha sido difícil para los empleados, ya que solicitarles que renuncien a su escritorio asignado y adopten un estilo de trabajo basado en actividades (ABW, por sus siglas en inglés) es todo un desafío. A menudo se presenta una resistencia inicial, la cual tiene sus raíces en la incomodidad con lo desconocido y otras emociones personales, por lo que es importante mezclar la educación con la empatía cuando se trabaja para separar los hechos del miedo. Los expertos de CBRE en Workplace han compilado una lista de los cinco mitos más comunes sobre ABW y cómo abordarlos.

Mito #1.- Podemos lograr ABW sin hacer cambios en el entorno físico. Realidad: El uso compartido de escritorios como estrategia de ocupación se puede implementar técnicamente sin intervención de diseño, e históricamente así es como se ha aplicado la «hotelería». Un ocupante puede tomar un banco existente de estaciones de trabajo y / u oficinas y nombrarlos espacios de «hotel», pero esto no producirá los mejores resultados. Para pasar de la «hotelería» al verdadero «trabajo basado en actividades», es posible que deba reconsiderar las asignaciones de espacio. ABW funciona mejor en un ecosistema de trabajo bien equilibrado, con una mezcla saludable de espacios abiertos y cerrados, espacios para la colaboración, espacios para el trabajo de enfoque con la cabeza hacia abajo y espacios para la comunidad. Si su entorno de oficina es deficiente en cualquiera de estas categorías, verá una mayor competencia por espacios deseables y una menor asistencia a la oficina.

Mito #2.- Elegir ABW significa que necesitamos convertir nuestra oficina a «plan abierto», y perderemos todo nuestro espacio privado. Realidad: El objetivo de ABW es proporcionar variedad y opciones a los empleados para que puedan practicar no solo la movilidad externa (movimiento entre sitios remotos y la oficina), sino también la movilidad interna (movimiento entre diferentes tipos de espacio dentro de la oficina). Por lo tanto, mudarse a una oficina completamente de «plan abierto» sería contraproducente. Sin embargo, no existe una fórmula mágica para determinar cuánto espacio abierto vs. cerrado necesitará: las proporciones variarán de una industria a otra y de un cliente a otro. Por ejemplo, los bufetes de abogados pueden aplicar ABW con una proporción de oficinas del 80% a 20% de estaciones de trabajo para sentirse más cerradas, mientras que una empresa de tecnología puede necesitar oficinas del 5% a estaciones de trabajo del 95% para lograr una sensación abierta. En todos los casos, se recomienda complementar los tipos tradicionales de espacio de oficina y estación de trabajo con áreas de enfoque alternativas (por ejemplo, cabinas telefónicas, salas de enfoque, áreas de biblioteca) y espacios de colaboración cerrados para controlar el ruido y agregar diversidad de espacio. Los ocupantes inteligentes buscarán comprender los estilos de trabajo de sus empleados y alinearlos con los tipos de espacio proporcionados para que cada empleado pueda elegir el espacio adecuado para la tarea correcta a lo largo del día.

Mito #3.- Las personas no podrán encontrar a sus colegas si necesitan hacer una pregunta o colaborar. Realidad: La ansiedad de localizar personas y lugares se puede aliviar fácilmente en un entorno de asientos no asignado a través de la implementación de zonas. Una zona es una colección de tipos de espacio asignados a un departamento o función en particular. Por ejemplo, la Zona A podría asignarse al departamento de Finanzas. Ninguno de los analistas tiene un asiento asignado específico, pero saben que esta colección de espacios es su hogar, y gravitarán aquí cada vez que estén en la oficina para trabajar con los miembros de su equipo. También sabrían que la Zona B está asignado al equipo de Ventas, y si tienen una pregunta saben a dónde ir para encontrar a alguien que los ayude. Además, no subestime el impacto de los hábitos de comunicación efectivos. Es fácil y práctico enviar un mensaje de «¿dónde estás trabajando hoy?» o coordinar con tu equipo antes de llegar a la oficina.

Mito #4.- No tendremos suficientes asientos si todos los empleados quieren venir a la oficina el mismo día. Realidad: En el mundo pre-COVID, la mayoría de las empresas nunca vieron un día de ocupación total. La ocupación del 70% fue típica, incluidos los días de enfermedad, las vacaciones, los viajes de negocios y los arreglos de trabajo remoto, pero incluso las empresas con fuertes culturas de tiempo cara promediaron un 85% de ocupación. *1 Con el trabajo remoto cada vez más popular, CBRE espera que la ocupación máxima disminuya. Una estrategia ABW bien diseñada incluirá un margen de asientos para tener en cuenta el crecimiento, los picos estacionales (por ejemplo, pasantes y auditorías) y los flujos y reflujos de las operaciones diarias. Sin embargo, ABW también requiere un reencuadre de lo que constituye un asiento. Aunque puede haber menos asientos tradicionales (es decir, oficinas y estaciones de trabajo) que personas para crear la proporción de escritorio compartido, también habrá asientos en áreas de enfoque alternativas, áreas de colaboración y servicios. Exactamente cuántos asientos de cada tipo necesitará una empresa para acomodar el tráfico diario dependerá de los estilos de trabajo de sus empleados. En términos generales, cuanto más colaborativos se espera que los empleados estén en la oficina, menos asientos tradicionales deben proporcionarse.

Mito #5.-Los empleados propagarán más gérmenes y nuestra empresa verá un aumento en las bajas por enfermedad. Realidad: A medida que COVID-19 ha evolucionado, los gérmenes han sido comprensiblemente una de las principales preocupaciones de los empleados que regresan a la oficina, y es importante reconocer que ABW puede no ser apropiado como una estrategia a corto plazo dadas estas circunstancias extraordinarias. Los ocupantes deben continuar revisando los datos de cada ubicación geográfica en su cartera y tomar decisiones basadas en factores locales como la tasa de transmisión, la tasa de vacunación y la disponibilidad de tratamiento. Sin embargo, al considerar estrategias a largo plazo, hay formas de mitigar la propagación de gérmenes en un entorno ABW y ayudar a los empleados a sentir que su salud y seguridad es una prioridad. En primer lugar, mejorar la ventilación y la calidad del aire es un factor principal para prevenir la propagación de enfermedades. *2 Esto se puede lograr mediante la implementación de filtros con clasificación MERV o HEPA más altos, aumentando la tasa de cambios de aire por hora (ACH) y actualizando los programas de mantenimiento. En segundo lugar, los espacios con alta densidad de ocupación tienen mayores riesgos de inhalación de patógenos. *3 Reduzca la densidad al proporcionar vías de circulación generosas y espacio entre los asientos abiertos. Finalmente, las intervenciones anteriores, combinadas con protocolos mejorados de limpieza y desinfección*4, tecnologías de oficina sin contacto y recordatorios de higiene personal, *5 pueden reducir significativamente el riesgo de infección al compartir el escritorio.